Politique de confidentialité.

Compte tenu de la nature de nos activités, nous pouvons traiter des données personnelles relatives à :

• nos clients actuels et anciens, nos prospects, ainsi que leurs représentants, dirigeants, salariés, mandataires, bénéficiaires effectifs, actionnaires, co-investisseurs et conseils ;
• les contreparties et parties adverses, ainsi que leurs représentants et conseils ;
• les notaires, huissiers de justice, magistrats, fonctionnaires et représentants des autorités administratives, fiscales, judiciaires ou réglementaires ;
• nos fournisseurs, prestataires de services et leur personnel ;
• les avocats et cabinets correspondants avec lesquels nous coopérons ;
• les candidats à un poste au sein du Cabinet ;
• les abonnés à nos communications et les visiteurs de nos bureaux.

Nous obtenons des données personnelles de plusieurs sources :

• directement auprès de vous, lorsque vous nous contactez, nous mandatez, participez à un événement, postulez à un poste ou nous communiquez vos coordonnées de toute autre manière ;
• auprès de tiers, notamment des clients, contreparties, autres avocats, conseils, notaires ou toute personne liée à un dossier que nous traitons ;
• à partir de sources publiques, notamment le Registre de Commerce et des Sociétés de Luxembourg, le Registre des bénéficiaires effectifs, les listes de sanctions, des bases de données et d'autres sources accessibles au public.

Nous ne pouvons pas toujours contrôler l'étendue des données personnelles qui nous sont communiquées par des tiers. Nous vous invitons à ne partager que les données strictement pertinentes pour le dossier et, dans la mesure du possible, à caviarder ou pseudonymiser les données personnelles non pertinentes.

Selon le contexte, nous pouvons traiter les catégories de données personnelles suivantes :

• données d'identification (nom, date et lieu de naissance, nationalité, copie de pièce d'identité ou de passeport, signature, photographie) ;
• coordonnées (adresses postale et électronique, numéros de téléphone, fonction, employeur, organisation) ;
• données financières et bancaires (coordonnées bancaires, relevés, informations sur les avoirs, revenus, dettes et garanties, lorsque la mission le nécessite) ;
• données professionnelles (CV, qualifications, mandats, publications) ;
• données judiciaires et de conformité (extraits de casier judiciaire, statut de personne politiquement exposée, informations issues des listes de sanctions, informations KYC/LBC) ;
• données contractuelles relatives à la formation, à l'exécution et à la résiliation de nos missions ;
• données d'image et de son issues d'événements que nous organisons ou auxquels nous participons, le cas échéant.

Nous traitons les données personnelles pour négocier et exécuter notre lettre de mission et fournir nos services juridiques (en ce compris l'ouverture des dossiers, la facturation et la communication avec les autorités et les autres professionnels impliqués) ; pour respecter nos obligations légales et réglementaires, notamment nos obligations KYC/LBC, les règles professionnelles du Barreau (notamment en matière de conflits d'intérêts), nos obligations comptables, fiscales et de sécurité sociale, et nos obligations déclaratives (y compris DAC6) ; pour administrer le Cabinet, sécuriser nos systèmes d'information et nos actifs, prévenir la fraude, gérer les litiges et défendre nos droits, développer notre clientèle, organiser des événements et adresser des communications professionnelles à nos clients et contacts (sous réserve de votre droit d'opposition) ; et, le cas échéant, sur le fondement de votre consentement, notamment pour la prospection directe auprès de prospects, consentement que vous pouvez retirer à tout moment sans préjudice de la licéité du traitement effectué auparavant. Nous ne vendons ni ne louons vos données personnelles.

Lorsque cela est nécessaire aux finalités exposées ci-dessus, vos données personnelles peuvent être communiquées à :

• nos associés, avocats, stagiaires et personnel de support, tenus au secret professionnel ou à des obligations de confidentialité équivalentes ;
• nos sous-traitants et prestataires de services (prestataires informatiques et d'hébergement, plateformes de gestion documentaire, prestataires comptables et de paie, cabinets de recrutement, organisateurs d'événements), liés par des contrats conformes au RGPD ;
• les avocats luxembourgeois et étrangers et les cabinets correspondants intervenant dans nos missions ;
• les notaires, huissiers, experts, traducteurs assermentés, réviseurs d'entreprises, conseillers financiers, banques et autres professionnels intervenant dans un dossier ;
• les autorités publiques (juridictions, autorités fiscales, réglementaires et de surveillance, ordres professionnels), lorsque la loi l'exige ou que notre mission le nécessite. Les informations communiquées aux autorités luxembourgeoises peuvent être transmises à des autorités étrangères dans le cadre des mécanismes internationaux d'échange d'informations ;
• nos clients, lorsque les données nous ont été fournies par un tiers dans le cadre d'une mission ;
• tout autre destinataire, avec votre consentement.

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales de conservation applicables. En règle générale, les données personnelles relatives aux dossiers clients sont conservées pendant la durée de la mission, puis pendant une période conforme aux délais de prescription applicables. Les données relatives aux mailings, newsletters et autres communications professionnelles sont conservées jusqu'à ce que vous nous informiez que vous ne souhaitez plus les recevoir, ou jusqu'à ce que vos coordonnées cessent d'être utilisées. Les données relatives aux candidats non retenus sont conservées pendant un an à compter de la fin du processus de recrutement, sauf autorisation de votre part pour une conservation plus longue. À l'issue des périodes applicables, les données personnelles sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées de manière irréversible.

L'exécution de nos missions peut nécessiter le transfert de données personnelles vers des pays situés en dehors de l'Espace économique européen (l'« EEE »), notamment lorsqu'un dossier implique un client, une contrepartie ou un cabinet correspondant établi hors de l'EEE, ou lorsque nos prestataires opèrent depuis un pays tiers.

Lorsque le pays de destination ne fait pas l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne, nous mettons en œuvre les garanties appropriées prévues au chapitre V du RGPD, en particulier les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d'assurer un niveau de sécurité adapté au risque. Celles-ci comprennent le chiffrement des données en transit et au repos lorsque cela est techniquement possible, l'authentification multifacteur, des contrôles d'accès stricts selon le principe du besoin d'en connaître, la journalisation des accès, des obligations contractuelles de sécurité et de confidentialité imposées à nos sous-traitants, ainsi que la sécurité physique de nos bureaux.

Dans les conditions prévues par le Droit applicable, vous disposez du droit d'accéder à vos données personnelles, d'obtenir la rectification des données inexactes ou incomplètes, d'obtenir l'effacement de vos données (sous réserve de nos obligations légales de conservation), d'obtenir la limitation du traitement, de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de les faire transmettre à un autre responsable du traitement (droit à la portabilité), de vous opposer à tout moment au traitement et, lorsque le traitement repose sur votre consentement, de retirer celui-ci à tout moment sans préjudice de la licéité du traitement effectué auparavant.

Vous pouvez exercer ces droits gratuitement en écrivant à info@swalespark.com ou à notre siège social (à l'attention du Délégué à la protection des données). Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité afin de prévenir tout abus.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente. Au Luxembourg, il s'agit de la :

Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD) – 15, boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, Luxembourg – Téléphone : +352 26 10 60 1 – https://cnpd.public.lu

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique afin de refléter les évolutions légales, réglementaires ou opérationnelles. La version la plus récente est disponible sur www.swalespark.com. La date d'effet indiquée ci-dessous correspond à la dernière mise à jour.

Pour toute question, demande ou réclamation concernant la présente Politique ou nos traitements de données personnelles, vous pouvez nous contacter :

Email : info@swalespark.com

Courrier : Swale & Spark – Délégué à la protection des données, 4, rue Pierre de Coubertin, L-1358 Luxembourg.

Téléphone : +352 27 68 68 80